Улан-Удэ

Вакансия: Секретарь-делопроизводитель 30000 — 35000 ₽

e 9.01.2023
Опыт работы
1-3 года
Занятость
Полная занятость
График работы
Полный рабочий день
Обязанности:
  • Выполнение личных поручений руководителя.

    * Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

    * Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

    * Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

    * Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

    * Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

    * Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

    * Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

    * Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

    * Хозяйственное обеспечение приемной.

    * Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

    * Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

    * Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п.

    * Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

    * Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

    * Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

    * Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.

    * Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

    * Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

    * Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

    * Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

    * Работа с посетителями.

    * Работа с текущими и архивными документами.

    * Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы).

    * Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

    * Подготовка документов для гос. организаций.

    * Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

    * Заказ воды, сладостей.

    * Создание и ведение внутренних приказов.

    * Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

    * Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

    * Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

    * По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

    * Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Требования:

Опыт работы (лет): 1 год

Требования:

* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

* Самостоятельность в зоне своей ответственности.

* Способность принимать и отвечать за принятые решения.

* Стремление работать в команде.

* Ответственность.

* Внимательность.

* Пунктуальность.

* Доброжелательность.

* Готовность к ненормированному рабочему дню.

* Исполнительность.

* Аккуратность.

* Внимание к деталям.

* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express.

* Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

* Умение вести деловую переписку.

* Гибкость и стрессоустойчивость.

* Системность, аккуратность, детальность.

* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

* Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.

* Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях.

* Вам не надо повторять два раза.

* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

* У Вас отличная коммуникация со всеми.

* Вы искреннее желание помочь руководителю.

* Надежность

* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

* Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.

* Эмоциональная зрелость.

* Грамотная устная и письменная речь.

Образование: Высшее

Условия:

Дружный молодой коллектив, социальный пакет, премии за успешную работу, рабочий график 5/2, рабочий день с 9.00 до 18.00, обед с 12 до 13.00, имеется столовая, питание за счет фирмы.

Похожие вакансии:
    /Отправить резюме
    ← Назад к списку вакансий